会社設立時からでも活用できる「クラウドサービスの利用と導入の進め方」

• 法人コラム

結果は、「簡単に導入できるため（54.1％）」の回答が最多で、次いで「運用が楽なため（37.8％）」「コストが削減できるため（29.5％）」「自社に必要な機能だけを選択できるため（20.9％）」「リモートワークに対応できるため（15.0％）」「従量課金で使えるため（12.0％）」と続いています。

クラウドサービスを利用すれば、導入や運用におけるIT人材の確保の負担が軽減されIT化の導入が楽になる、という点が最大の理由と言えそうです。また、導入や運用にかかるコスト負担の軽減や必要なだけ利用できるといった利便性も評価されています。

加えてリモートワークへの対応は、今後も導入の理由になる可能性が高いです。

1-5　クラウドサービスが注目される背景

クラウドサービスが注目される背景としては、以下のような点が挙げられます。

1）ITの進化と情報を必要とするビジネスの進展

科学技術の発展に伴い情報通信技術分野も著しい速度で進化を続けており、情報収集・分析、販売促進や商品開発、などのマーケティング活動のほか、設計、生産、購買、会計や物流など企業活動全般でIT化が進んでいます。

消費者や顧客等の行動やニーズなどの情報、企業が活動した結果などがデータとして収集・分析され業務に反映されるようになっており、データの質・量・スピードがビジネスでの成否を分けるようになってきたのです。

つまり、ビジネスにおいて適切なIT化を進めることが企業の成長に繋がるため、企業はIT投資を行い適切に運用することが求められています。しかし、経営環境に適したIT化を実施するためには多額の資金と人材を確保する必要がありますが、資源に余裕のない中小企業等には負担が大きいです。

クラウドサービスは、こうした現在のビジネス環境が要求する高度なIT化への対応と、ITの投資・運用での負担軽減を実現するものとして期待されています。

2）業務環境および労働環境の変化

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、その防止の観点から企業での業務および労働の環境が大きく変化してきました。人と人との接触を極力回避するために、リモートワークの導入が増加するなど企業での業務の仕方や働き方が変化してきたのです。

従来のオンプレミス運用（情報システム等の資源を自社で保有し運用する形態）では、社内システムにアクセスして業務を行うために会社へ出社する必要があります。しかし、クラウドサービスを利用すれば、場所を問わずに業務を遂行することが可能です。

クラウドサービスでは、インターネット回線から社内ネットワークへアクセスできるため、インターネットが利用できる場所ならどこでも仕事ができるようになります。なお、データへのアクセス権限の制限など情報漏えいや不正アクセスに対するセキュリティ対策を行うことも可能です。

3）ビジネスの変化

ITの発展は社会に大きな変化をもたらし、人々の生活を変え消費者ニーズの多様化を加速させてきました。特にWEBサイトやSNSによる消費者の購買行動への影響が大きく、これらの情報に対応したビジネスシステムの構築が重要になっています。

日々変化し、新たなニーズが誕生する現代においては、それに対応できる柔軟なビジネスシステムが必要であり、それに対応するための情報システムの構築・運用が不可欠となっているのです。

しかし、従来のオンプレミスの運用では、資金や人材などの面で柔軟な対応が困難であるため、そうした面を補うものとしてクラウドサービスの利用が広がっています。

2　クラウドサービス導入のメリット・デメリット

企業がクラウドサービスを導入する場合のプラス効果とマイナス効果を確認しましょう。

2-1　クラウドサービス導入のプラス面

「平成30年度版　情報通信白書」第1部第3節（2）「クラウドサービスの効果と課題」から「企業がクラウドサービスを利用して得られる効果」を説明します。

1）システム構築の迅速さ・拡張の容易さ

具体的な内容は以下の通りです。

⇒以上の特徴からクラウド上のサービス利用は資金の負担が軽く、システムの構築や容量を拡張する際の迅速性や拡張性に優れており、機能を充実させやすいというメリットがあります。

2）初期費用・運用費用の削減

クラウドサービスの導入により、自社で情報システムを所有しないで済み、初期費用や減価償却コストを削減することが可能です。また、システムの保守運用はクラウド事業者に委ねられるため、それらに関する費用も削減できるといったメリットが得られます。

3）可用性の向上

クラウドサービスでは、セキュリティ対策やシステムの冗長化・バックアップについてはクラウド事業者が行うため、自社サーバーだけで運用する場合に比較して可用性が向上する、という効果が得られます。

なお、可用性（Availability）は、機器やパーツの故障・災害・アクシデントといった障害でシステムを停止させることなく稼働し続ける能力・度合い、その指標のことです。

つまり、可用性が高いとは、めったな障害ではシステムが停止しないという信頼性の高いシステムを意味します。クラウドサービスを利用することで可用性の高いシステムを業務で活用することが可能になるのです。

4）利便性の向上

クラウドサービスは、インターネット環境であれば場所や利用する端末に関係なく業務システムを利用できるようにするため、従業員にとっては「業務システムの利便性が向上する」ことに繋がります。

社外で主に勤務する営業担当者や工事作業担当者などが事務所以外の場所で事務作業ができるほか、事務職全般でのリモートワークの推進にもこの効果が役立つのです。

2-2　クラウドサービス導入のマイナス面

クラウドサービスのデメリットについて簡単に説明しましょう。

1）カスタマイズに制限あり

クラウド環境については、クラウド事業者が提供するプランや契約内容の制約を受けることになるため、ユーザーが希望するようなカスタマイズが実現できるとは限りません。

クラウドサービスでは、ハードウェアベンダーや機種に対する細かい指定、ネットワークのチューニング（効率化・遅延の抑制等）、などを強く要望することは難しく、オンプレミス運用に比べ劣る可能性が高いです。つまり、自社が希望する最適なシステムの構築や運用ができないケースが少なくないのです。

2）クラウド事業者への依存リスク

クラウド環境を単一のクラウド事業者に委ねると、他サービス・他システムへの乗換えが困難になり、システムにおける柔軟性が喪失する恐れが生じます。また、クラウド事業側で大規模なシステム障害が発生した場合、その影響はユーザーに及ぶことになるのです。

たとえば、クラウド事業者のサーバーでトラブルが発生して停止したら、その間のサービス提供は受けられなくなります。自社が保有する情報システムで障害が発生するように、クラウド事業者においても故障・障害というリスクがゼロになるわけではありません。

3）セキュリティ強度のコントロールが困難

クラウド環境のセキュリティ強度は、クラウド事業者に依存します。つまり、情報システムのセキュリティ対策はクラウド事業者任せになり、ユーザーは委ねることになってしまうのです。

ただし、現代のクラウドサービスはセキュリティ強度が格段に向上しており、自社でシステムを構えてセキュリティ対策をするよりも安全度を高めつつ、費用・手間を抑えることも不可能ではありません。

3　クラウドサービスの活用事例

ここではクラウドサービスがどのように利用されているかを紹介しましょう。

3-1　「攻めのICT投資」の状況

「平成30年度版　情報通信白書」第1部第3節（3）「クラウドサービスの導入事例」では、クラウドサービスを「攻めのICT投資」として利用した事例が説明されており、今後の導入の参考になるはずです。

1）中小企業における導入

中小企業で「攻め」のICT投資として実施されたクラウドサービスの導入は、3つの段階を経て進められています。

第1段階は社内業務の効率化です。中小企業では、情報を紙で管理するケースや、PCを利用しもエクセルの利用に留まっているケースが多く見られます。

しかし、クラウドサービスを導入することで、書類作成時間が削減する、エクセルに入力していた情報（予約情報等）を顧客にウェブ上で入力してもらえる、などが実現されて業務効率の向上が期待できるようになるのです。

第2段階は社内の見える化です。クラウドサービスの導入により、紙や表計算ソフトで個人的に管理されていた情報がクラウド上で集約されるようになり、情報の見える化が進みます。

この段階になると、以前では把握できなかった業務の無駄を見つけ改善し効率化を進めることができるのです。たとえば、飲食店においては、予約状況と食材在庫状況が正確にわかれば無駄のない準備が可能になります。

さらに顧客情報や自社のリソースの稼働状況を分析してより付加価値の高いサービスを提供する、といったことも可能になるのです。

第3段階はビジネスモデルの変革になります。たとえば、クラウド上に構築したソリューションを同業者に提供して新たな収益とすることができ、本業とは別の新たな事業展開へと発展させることが可能です。

図表3-3-2-8　中小企業におけるクラウドサービスの利用の段階

2）スタートアップにおける導入

スタートアップは資金や社員などの経営資源が脆弱であるため、自社で情報インフラを構築し事業化に足る可用性を確保することは容易ではありません。

さらに、一般的にスタートアップは競合が少ない市場を志向するケースが多く、開業後には直ぐに顧客へ商品・サービスを提供することになるため、サービスイン（顧客に向けて新しいサービスを開始すること）までの時間を短縮する必要があります。

また、サービスインの後も顧客の数に応じてリソースや機能を柔軟に拡張していくことが求められます。こうした状況に対応するため、スタートアップでは最初からクラウドサービスを利用して事業を展開する事例が多いです。

3）大企業の新規事業立ち上げにおける導入

大企業では既に社内システムが導入されているケースが多いですが、その社内システムをそのまま新規事業の立ち上げに利用できるとは限りません。その理由として、3つの点が挙げられます。

1点目は、既存システムの改修コストです。既に存在する社内システムは自社の既存業務のために構築されているため、新規事業の立ち上げには新たな機能等の追加に迫られます。

その一方で、顧客情報等、既存システムのデータを利用することから既存システムとの連携は必要です。こうした場合、現在の社内システムへの影響等を評価した上で改修を行う必要があるため、コストや時間がかかります。

2点目は新規事業の性質です。今後、AI・IoTを利活用した新規事業の増大が予想されますが、新規事業のスケールについての事前判断が容易でないため、既存システムの拡張では対応できない可能性が低くありません。

3点目は既存事業と新規事業のスピード感の差です。スタートアップの場合と同様、新規事業では競合がない（あるいは少ない）市場を志向するため、迅速なサービスインが求められます。

実際に新規事業においてクラウドを導入した例では、オンプレミスで構築するよりも2カ月以上早いサービスインの事例があるのです。

3-2　クラウドサービスの導入事例

ここでは企業の具体的なクラウドサービスの活用事例を紹介しましょう。

1）お金をかけない身の丈DX

出展：全国中小企業クラウド実践大賞の「2021年度大会レポート（関東・甲信越大会）」

引用：「吉田運送株式会社」公式HP

●会社概要

●企業の経営課題

同社はコンテナラウンドユース（内陸コンテナターミナルを活用した空いたコンテナの往復・継続利用）事業に取り組んで、物流業界における輸送コストの削減やCO2排出量の削減などに貢献しています。

しかし、この事業では、船会社との連絡に関して主にFAXが利用され、陸送会社とのやり取りも含めてスピードや正確さに問題のある業務が行われていました。

こうした状況を改善するために、同社は無料クラウドサービスの活用によるDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進に取り組まれたのです。

●導入したクラウドサービスの内容と事業への活用内容

同社は、Googleスプレッドシートで情報共有できるように業務フローを変更しました。運送依頼者である荷主や、ラウンドユースで陸送を担当する運送会社との連絡について、Googleフォームが利用されたのです。

Googleフォームという簡単な入力フォームの提供により、ほとんどの協力会社で無理なく利用されるようになり、迅速正確なやり取りが可能になっています。

積荷場所、目的地、荷物の内容などのデータを蓄積し、Googleマイマップでの可視化が実施されました。大手の船会社でも対応できていなかった、大陸でのコンテナの動きの見える化が実現されたのです。

ドライバーとの伝票のやり取りは、コンテナに貼り付けられた伝票をドライバーがスマホで撮影し、Googleドライブにアップするという方法がとられました。

その写真データを同社のオペレーターがOCR変換で読み込み、Google翻訳も利用しつつ、データベースに入力します。この業務フローでドライバーの手間を軽減し、データの正確な取り扱いが可能になっています。

●クラウドサービス導入の効果

事務と現場のスタッフ間の業務におけるクラウド化で、現場と行き来する実伝票の受渡し時間が1日・1名当たり0.5時間削減され、1年で132時間の削減が可能となりました。

その結果、全体の業務効率化による労働時間の短縮は1年間で792時間の削減に至ります。

クラウド化による港湾事業者との連携によりコンテナ搬出入の時間（車両数10台分）については、1年あたり2640時間の削減が可能です。

この同社の業務効率化の影響は関係会社等にもおよびます。関係各社も業務効率の向上に繋がり、それによる港の混雑緩和や残業の削減のほか、働き方改革に直接的に貢献しているのです。また、港の混雑緩和やCO2の削減にも有効な取組として評価されています。

●クラウドサービス導入におけるポイント

同社では、上記システムの導入にあたり、経営者が企業向けGoogleサービス活用講座で一年間学習しています。この学習を元に、経営者と幹部クラスとで活用法について検討が重ねられ、実施へと進んでいきました。

経営者が導入するクラウドサービスの内容に関する知識を得て理解し、それを社内で共有し活用できるように取組んだ点が成功の源になっています。また、考案したシステムを従業員や関係会社で確認しつつ進めた点は、サービス導入の効果に繋がっているはずです。

2）クラウド・DXで変化する弔いの形と成熟産業の社内システム

出展：全国中小企業クラウド実践大賞の「2021年度大会レポート（関東・甲信越大会）」

引用：「株式会社つばさ公益社」公式HP

●会社概要

●企業の経営課題

「葬式は不透明で高い」というイメージを払拭するために、同社は経営課題として「低価格を無理なく継続できる経営」を掲げられています。

地域には老舗のガリバー企業が多く存在し、小規模な企業が生き残っていくには、低価格を無理なく継続できる必要があるとして、「誰にでも使いやすく」「働く環境をより良く」「多拠点で離れて働く」の3つを条件にクラウド活用を推進されました。

葬祭業は電話・FAXによる業務が主体で紙や手書きの多い職場であるため、クラウド活用によりこの業務を効率化することで課題の解決が図られたのです。

●導入したクラウドサービスの内容と事業への活用内容

（1）誰にでも使いやすく

同社では22歳から69歳までの幅広い年齢層の人が働いており、シンプルで迷わないユーザー体験が可能なシステムが検討されました。

（2）働く環境をより良く

葬儀社は24時間体制で働くことが多く、結果的にブラックになりやすい業態であるため、同社は週休3日制への移行を決め、この環境づくりに貢献するクラウド活用を検討されたのです。

（3）他拠点で離れて働く

同社には5つの拠点があり、多拠点で働く形態では多くの課題を抱えることになるため、それを解決するための、スマホで完結するオペレーションが必要と考え、そのためのクラウド活用が進められました。そのスマホ完結オペレーションの主な内容は以下の通りです。

カメラやセンサー類を利用した店舗の無人化に向けたクラウド型の遠隔接客を進める

●クラウドサービス導入の効果

同社はクラウド化推進により、従来に比べて固定費を43%削減し、人材育成期間を4分の1へ削減することに成功しました。スマホ1台で店舗管理が可能となり管理コストが従来の1/10以下に改善されたのです。

また、週休3日制を定着させ、有休消化率は100%の達成となっています。加えて全社の30%以上のスタッフが自由出勤を実施しており、テレワークによる会社以外の場所での働き方が実現されました。

●クラウドサービス導入におけるポイント

経営課題の解決のためにクラウドの利用や条件を明確にして導入を進めた点が成功に繋がっています。

クラウドサービス導入を含めたIT化やそのための投資を行う場合、それらが自社の経営課題を解決する上でどう活用でき、どのような効果をもたらすか、という点を明確にすることが重要です。

3）業務改革のためのペーパーレス化

出展：全国中小企業クラウド実践大賞の「2021年度大会レポート（近畿・中国・四国大会）」

引用：「ヒロボー株式会社」公式HP

●会社概要

●企業の経営課題

同社では、サーバーの老朽化に伴う更新の必要性に迫られていましたが、その更新費用は高額な上、維持・メンテのための専門スタッフを確保しなければないという問題がありました。

その一方で、従来の情報システムでは、情報の全てが紙に印刷・回覧され、確認や承認の後でファイリングするという非効率な業務フローが行われており、これまでの業務を続けることは、大きな時間と経費のロスになる、と認識されていたのです。

そのため、サーバーの老朽化への対応として、情報をクラウド上に格納することからはじめ、業務改善に向けたペーパーレス化を進めることが検討されました。

●導入したクラウドサービスの内容と事業への活用内容

2019年に、社長自ら「完全ペーパーレス化を実施する」と号令を発し、幹部社員にiPadが配布されています。これと並行して、社内サーバーやパソコン内のデータが、Dropbox（クラウドストレージ）へ移行され始めました。

次に従業員全員にスマホ補助金が支給されています。モバイルを使えることが業務等での情報伝達で必要となるため、スマホ導入を促し使用方法を教え合う雰囲気づくりにも取り組まれました。

データを活用するシステムは、Kintone（業務アプリ構築クラウドサービス）を導入し、同社でアプリを作るようにされています。同社の松坂社長が、自らアプリを作成するほか、従業員への指導を行い、従業員全員で日常業務のアプリ化に取り組んだのです。

アプリの一例としては、

などの便利なアプリが次々と誕生し、現在では80以上のアプリが稼働しています。

アプリ以外でも、メールの情報共有やE-Gov電子申請など、ペーパーレス化やシステム化が進展しています。

●クラウドサービス導入の効果

同社では社内サーバーからDropboxへデータを移行し、時間や場所に制限されない情報共有が実現されました。その情報共有にもクラウドサービスが利用され、データの活用により業務改革へと繋げられています。なお、ペーパーレス化という点では、現在32%の減少を実現されました。

●クラウドサービス導入におけるポイント

同社はIT化を進めるにあたり、書類によって進められる業務フローの問題を認識したとともに自社のIT化の程度（ITの活用度合いや社員の情報リテラシの程度等）を把握し、その状況にあったレベルのIT化から始め、成果を得ています。

自社の状況にあったIT化やクラウドサービスの活用から進めて行き、次のレベルへと発展させることが重要です。

新たな情報システムを活用した業務フローを導入していく場合、情報端末などの操作に疎い社員の理解と協力がその成功のカギになります。iPadの配布やスマホ補助金の支給といった施策のほか、スマホなどの機器の使い方を社員同士で教え合うといった状況を作り出すことも会社の重要な役割になるでしょう。

4）街のパン屋さんの働き方改革・DX対応

出展：全国中小企業クラウド実践大賞の「2021年度大会レポート（吸収・沖縄大会）」

引用：「いまいパン合同会社」公式HP

●会社概要

●企業の経営課題

製パン業界では薄利多売のビジネスモデルが多く、原料費や人件費などの固定費の増大が利益の悪化に直結する構造で、同社も同じ状況でした。そのため同社では、利益率の高い商品開発、内部効率化と商品の値上げなどの対策が必要な状況となっていたのです。

また、本土から人気のパン屋が沖縄に進出したり、大手コンビニとお客を奪い合いあったりなど、業界での競争は厳しく、認知度の向上が必要でした。労働面に目を向けると、長時間労働が常態化しており、採用難・定着率向上が課題となっています。

こうした課題を踏まえ、同社は以下のような目標を立てられました。

（3）については、クラウドシステム活用して進めることを決定されてたのです。

●導入したクラウドサービスの内容と事業への活用内容

同社は原材料や人件費など固定費の急増により、売上がアップしても利益が出せない構造に陥っており、値上げ検討のためには、各商品の売上状況を確認できる必要がありました。

そこで支援機関に相談し、解決策として財務会計・給与管理・売上管理・勤怠管理のクラウドシステムの導入を進めることになったのです。

具体的なシステムとしては、売上管理が「エアレジ」、コミュニケーション管理（事務所と税理士との連携）は「LINE」や「Chatwork」、勤怠管理は「KING OF TIME」、給与管理は「MFクラウド」、財務会計は「MFクラウド」となっています。

●クラウドサービス導入の効果

クラウドシステムを含むIT化の推進により、同社では以下のような効果が得られています。

代表が自宅にいても売上や仕入の検討が可能になる（売上管理）

釣銭の状況確認がいつでもどこでも可能になる（釣銭確認）

売上データで商品ごとの売れ筋・死に筋商品が把握でき、廃盤商品や値上商品の選定に活用できる（商品管理）

商品別売上データのABC分析（売上高・在庫等の指標を大きい順でランク付けし、優先度を決める等の分析手法）で、来店客の購入傾向が把握でき、新商品開発のヒントにできる（新商品開発）

タイムカードを廃止し、iPad入力から直接給与管理へ

税理士に依頼し直接財務会計へ

銀行口座連動や自動仕分けなどをクラウド処理

以上のようにクラウド化を含む業務のIT化で業務効率の向上と戦略的な課題の解決に向けた取組が進められ、結果として以下のような効果が得られています。

●クラウドサービス導入におけるポイント

自社が抱える経営課題に対して、どのような方法で解決できるのか、その際にクラウドサービスの何が利用できるのか、を理解し選べることが重要です。

同社の場合では、売上管理、勤怠管理、給与管理や財務会計管理などにおいて課題があり、それらの解決手段として有効なクラウドサービスが導入されました。

こうした適切なサービスの導入・活用は、そのサービスの存在と内容を理解しておく必要があり、利用者側がその情報を入手・学習しておくことが求められます。利用者がそれらの情報の入手・理解に不安のある場合、経営支援機関等に相談して適切な対応方法などを把握することが重要です。

4　クラウドサービスを導入する際の進め方およびその重要点

既存の会社や会社設立後間もない会社などがクラウドサービスを導入する際の進め方やそのポイントなどについて説明しましょう。

4-1　クラウドサービス導入の基本的な流れ

以下の5つのステップが導入の基本的な流れです。

第1段階：クラウドサービス導入の目的や用途の明確化

最初にクラウドサービスを導入する目的・用途・要件などを明らかにしておかねばなりません。たとえば、「6W2H」のフレームワークなどを利用してその内容を明確にすると効果的です。

具体的には、What（何を）、Who（誰が）、Whom（誰に）、When（いつ）、Where（どこで）、Why（なぜ）、How（どうやって）、How much（いくらで）の項目で検討することになります。

特にサービス導入前のシステムや業務等であるWhat、理由となるWhy、そして、具体的に導入するサービスとなるHowの内容は重要です。

たとえば、「リモートワークの対応のために（Why）、オンプレミス型の社内ファイルサーバー（What）の利用からクラウドストレージサービスの利用へ移行する（How）」といった検討になります。

第2段階：クラウドサービスの対象の選定

上記1の内容をもとに、自社に最も適したサービスを検討します。様々な評価が必要となることも多いため、情報分野の専門家やクラウド事業者などに相談して選定することが重要です。

たとえば、オンプレミス型の社内ファイルサーバーをクラウドストレージサービスへと移行する場合、ネットワーク負荷やファイル共有の容易さ、など多くの検討項目があるため、丁寧に検討しましょう。

第3段階：社内運用ルールやセキュリティポリシーの設定

クラウドサービスの利用は、自社のデータを他社に預けて利用することになるため、自社システムでの運用ルールやセキュリティ対策などが通用しないケースもあります。

そのためクラウド事業者のシステムを利用する上での社内運用ルールやセキュリティポリシーの設定が必要となることに注意しましょう。

第4段階：クラウドサービスの利用開始

クラウドサービスを導入して利用する場合、従来の業務やシステムに何らかの影響が出る恐れが生じます。そのため実際に利用する前にサービスの内容や運用に伴う影響など社員が認識しておくことが重要です。事前に勉強会や研修会などを開き、運用や業務に支障が出ないように事前の対策を進めましょう。

また、実際に運用し出してからはクラウドサービスの運用管理担当者などがスタッフの支援をするような体制を整備することも必要です。

第5段階：改善を伴う運用

クラウドサービスなどは実際に運用してみないと、効果が正確に掴みにくい上にサービスに慣れるまでに一定の時間がかかることもあります。そのため、最初は上手くいかなくても取り扱いなどを改善して行けば成果が出ることも多いです。

運用内容を修正したり、クラウドサービスのプランを変更したりしながら、効果が得られるように取扱を改善していくことが重要になります。

4-2　クラウドサービス導入の理由や目的の明確化

クラウドサービスの導入では、それを必要とする理由や目的がその企業にあるかどうかが第一に重要です。サービスを利用することで企業の抱える課題を解決したり、目的・目標を達成できたりできることがあるかが、導入の判断にならなくてはなりません。

そのため導入にあたっては、独立行政法人情報処理推進機構の「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」で示しているような下記の課題等がないかチェックしましょう。

●業務効率

●ITの負担

●ITを活用したビジネス

以上のような項目の中から特に経営課題として優先度の高いものについて、それを解決するサービスとして導入を検討するとよいでしょう。

4-3　クラウドサービス導入時の確認事項

クラウドサービスの導入では、業務への有効度や既存業務および既存システムへの影響度の確認が重要です。先の「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」では、以下のような確認事項が重視されています。

1）クラウドサービスの利用範囲についての確認項目

利用範囲に関する項目は4つです。

（1）利用範囲の明確化

この確認は、「クラウドサービスでどの業務、どの情報を扱うかを検討し、業務の切り分けや運用ルールの設定を行いましたか？」の問いを明らかにします。

社内のどの業務、どの範囲をクラウドサービスに移行するか、を最初に検討します。どの業務でどんな負荷・負担が発生しているかを整理し、（2）項で確認する、「どのサービスがどの程度のコストで利用できるか」を踏まえてクラウドサービスに移行する業務範囲と、取扱情報の種類・範囲を決めるのです。

（2）サービスの種類とコスト

この確認は、「業務に合うクラウドサービスを選定し、コストについて確認しましたか？」の点を明らかにします。

利用可能なクラウドサービスの種類や内容が多種多様であるため、対象とするサービスの内容や特徴を調べて、自社の業務に適したサービスを選択することが重要です。

もちろんサービスの導入と運用に関するコストを試算してどの程度のメリットが得られるか、などの確認も必要になります。

（3）扱う情報の重要度

この確認は、「クラウドサービスで取扱う情報の管理レベルについて確認しましたか？」についての回答です。

プライバシーや企業秘密に関する情報をクラウドサービスで取り扱う場合には適切な管理が求められます。情報の性質や重要度を考慮して、それらの情報をクラウドで取り扱ってよいか、問題が生じないか、などを分析しましょう。

（4）ポリシーやルールとの整合性

この確認は、「セキュリティ上のルールとクラウドサービスの活用の間に矛盾や不一致が生じませんか？」の内容を明らかにすることです。

会社のセキュリティポリシーや規則で、社外に情報を置くことを禁止する、外部委託に関する制限がある、などの場合、クラウド利用が困難になりかねません。

そうした環境で、それらを変更してでもクラウドを利用する価値がある場合には、それらの情報をクラウド事業者が取り扱えるようにルール変更することが必要です。

2）クラウドサービスの利用準備についての確認項目

（5）利用管理担当者

この確認は、「クラウドサービスの特性を理解した利用管理担当者を社内に確保しましたか？」の問いを明らかにします。

クラウドサービスにかかる業務を行う利用管理担当者として、1人は確保しましょう（兼務でもOK）。クラウドサービスの利用管理担当者は、IT管理責任者の指示と監督のもとで、クラウドを利用する場合での各種設定を行います。

具体的には、「ユーザーアーカウントの登録や抹消の処理」「クラウドサービスの利用マニュアルの整備や利用方法の指導」「利用者に対するヘルプデスク」などの業務です。

（6）ユーザー管理

この確認は、「クラウドサービスのユーザーについて適切に管理できますか？」について明らかにします。

クラウドサービスを利用する場合適切なユーザー管理が求められ、業務のためにクラウドを利用する社員等について、その権限等を定めて管理することが必要です。

（7）パスワード

この確認は、「パスワードの適切な設定・管理は実施できますか？」の問いを明らかにします。

サービス利用者のパスワードについては、他人に把握されにくいものを設定する、定期的に変更する、なりすましによる悪用を防止する、パスワードの忘れや復元への対応が取れる、などの管理が必要です。

（8）データの複製

この確認は、「サービス停止等に備えて、重要情報を手元に確保して必要なときに使えるための備えはありますか？」の内容を明らかにします。

クラウドに格納している重要データの複製を定期的に取るとこが必要です。万が一、クラウドサービス上のデータが消失した場合でも事業の継続・再開が可能となるように、クラウド外にデータの複製を作ることが求められます。

たとえば、自社内のサーバーへの保存、DVDにコピーして倉庫等で保管、などの方法です。

3）クラウドサービスの提供条件についての確認項目

（9）事業者の信頼性

この確認は、「クラウドサービスを提供する事業者は信頼できる事業者ですか？」の問いを明らかにします。

クラウドサービスが事業者により長期に渡って安定して提供され得るかを確認することが重要です。事業者に対する評価は、株式公開の有無、経営状況、業務年数、利用者数（利用実績）、利用者の評価、事故の実績、事故対応、セキュリティ対策等、などで判断されます。

（10）サービスの信頼性

この確認は、「サービスの稼働率、障害発生頻度、障害時の回復目標時間などのサービスレベルは示されていますか？」の内容を明らかにすることです。

クラウドサービスは、メンテナンスや障害のために停止することがあるため、クラウド事業者のサービスレベルアグリーメントなどから以下のような点を確認しておきましょう。

（11）セキュリティ対策

この確認は、「クラウドサービスにおけるセキュリティ対策が具体的に公開されていますか？」を明らかにすることです。

クラウド事業者の年次報告書やセキュリティに関するホワイトペーパー（レポート）などで、以下のセキュリティ対策に関する項目が説明されているか確認しましょう。

（12）利用者サポート

この確認は、「サービスの使い方がわからないときの支援（ヘルプデスクやFAQ）は提供されていますか？」の問いに対する回答になります。

ユーザー支援策として、質問集（FAQ）、動画等を用いた取扱説明、ヘルプデスク等があり、こうした支援策が充実して安心できるか確認しましょう。たとえば、以下のような点は重要です。

（13）利用終了時のデータの確保

この確認は、「サービスの利用が終了したときの、データの取扱条件について確認しましょう。」という内容になります。

サービスの利用を何らかの理由で終了する場合、クラウドに保存していたデータを自社内のシステムに戻したり、他のサービス事業者に移動したりすることが必要になるため、以下の確認が必要です。

（14）契約条件の確認

最後は、「一般的契約条件の各項目について確認しましょう。」という内容になります。一般的契約条件の各項目は以下の通りです。

5　まとめ

クラウドサービスの利用により企業には多くのメリットが得られます。既存の会社では、業務効率の改善やイノベーションの実現等に役立ち、新設会社では脆弱な経営資源を補い高度な業務システムの運用が可能となるのです。

しかし、クラウド化を単に進めるだけでは効果は得られません。導入するにあたっての理由や目的を明確にし、それを解決・達成するためのサービスを選び適切に運用することが重要です。

その導入方法を適切に理解し実施していけば、経営上の様々なメリットが得られるようになるため、この機会にクラウドサービスの導入を考えてみてください。